Depuis le 27 novembre, il est possible de réaliser les réunions du CSE (comité social et économique) à distance, c’est-à-dire par visioconférence, par téléphone ou même par messagerie instantanée si la visioconférence ou que la conférence téléphonique ne sont pas possibles.
Cette dérogation s’applique jusqu’au 1er juin 2021, date à laquelle le gouvernement a fixé la fin de l’état d’urgence sanitaire (Loi n° 2021-160 du 15 février 2021 prorogeant l’état d’urgence sanitaire, Jo du 16).
Cette possibilité de faire des réunions à distance n’est cependant pas sans condition.
Premièrement, l’employeur doit systématiquement en informer les membres du CSE qui ont alors la possibilité de s’opposer à la conférence téléphonique ou à la conférence par messagerie instantanée au plus tard 24h avant le début de la réunion si celle-ci concerne un sujet sensible :
- Licenciement collectif.
- Accord de performance collective.
- Rupture conventionnelle collective.
- Mise en œuvre du dispositif spécifique d’activité partielle.
Note : la visioconférence peut être annulée dans les mêmes conditions si l’employeur a déjà utilisé les 3 réunions à distance qui lui sont autorisées de demander en temps normal (L.2315-4 et L.2315-16 du code du travail).
Deuxièmement, la mise en place de la réunion à distance doit respecter certaines conditions, à savoir celles fixées par le décret n°2020-1513 du 3 décembre 2020 (JO du 4 déc.) qui reprend les termes du décret publié pour le premier état d’urgence (premier confinement, au printemps 2020) :
- Le dispositif technique utilisé pour la réunion à distance doit permettre d’en reconnaitre chaque membre, de pouvoir les identifier et de s’assurer de leur participation effective le temps de la réunion.
- La retransmission des images, du son ou des messages doit être continue et simultanée.
Ainsi, en cas de conférence téléphonique, « le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations. Il ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance ».
De même, en cas de conférence par messagerie instantanée « le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations. Il ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance. »
Depuis le 4 décembre 2020, et jusqu’au 1er juin 2021, il est ainsi possible de réaliser les réunions du CSE par téléphone ou par messagerie instantanée. Les réunions par visioconférence étant déjà définies par décret étaient, elles, déjà rendues possibles par l’ordonnance du 25 novembre 2020.
Qu’est-ce que la Réunion des CSE ?
Selon la taille de l’entreprise, l’employeur est tenu de convoquer le CSE une fois tous les deux mois ou une fois par mois au minimum. En temps normal, l’employeur peut avoir recours à la visioconférence pour 3 réunions par année civile au maximum (Code du travail, art. L.2315-4).
En raison de l’état d’urgence sanitaire, la limite de 3 réunions, applicable par défaut en l’absence d’accord, est suspendue au moins jusqu’à la fin de la période d’urgence sanitaire fixée au 1er juin 2021.
L’ordonnance du 25 novembre, comme pour le premier confinement, a permis de suspendre la limite à 3 réunions à distance sur demande de l’employeur et a même prévu des nouvelles modalités pour les réaliser, à savoir par téléphone (conférence téléphonique) et par messagerie instantanée.
Ces deux nouvelles modalités ne sont pas sans poser problème quant à l’organisation technique d’une part, mais aussi quant au respect des conditions propres à la réunion à distance telle qu’elle avait été conçue initialement pour reproduire les conditions d’une réunion en présentiel.
Or, les réunions des CSE sont particulièrement importantes, surtout en période d’urgence sanitaire où apparaissent de nouveaux risques professionnels inhérents aux nouvelles manières de travailler, c’est le cas du télétravail, mais aussi des problématiques en lien avec les difficultés économiques des entreprises pouvant impliquer des plans de licenciement ou un dispositif d’activité partielle. Une réunion du CSE peut être encore plus importante quand elle revêt le caractère urgent d’une situation à risque, émanant d’un problème de sécurité au travail par exemple.
Les réunions du CSE ne doivent donc pas cesser en raison de l’urgence sanitaire, bien au contraire, mais pour que ces réunions soient conformes elles doivent respecter certaines conditions qui sont définies dans cette ordonnance du 25 novembre 2020.
Comment organiser les votes à distance ?
Une réunion de CSE donne souvent lieu à un vote qui se fait soit à main levée (de manière instantanée par tous les membres simultanément) soit à bulletin secret.
Comment faire un vote à main levée à distance ?
Lorsque la réunion est organisée en visioconférence, il est facile de reproduire le vote à main levée via l’affichage des vidéos des participants qui doit être simultané.
Il est encore mieux de préciser la manière de voter dans l’ordre du jour si cela n’a pas été défini dans le règlement intérieur du CSE.
Il est par exemple possible de penser à une méthode via email ou sms. Cette méthode a en plus l’avantage d’être adaptée à la conférence téléphonique ou par messagerie instantanée.
Comment faire des votes à bulletin secret à distance ?
« Le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes »Sous-section 1 : Visioconférence (Articles D2315-1 à D2315-2)
Quel que soit le canal utilisé pour la réunion à distance (vidéo & son, son uniquement, messagerie), le scrutin doit rester secret tout en garantissant la prise en charge de chaque vote.
Comment s’opposer à la réunion à distance du CSE ?
Les membres du CSE peuvent, à la majorité de ceux qui siègent, en demander, au plus tard 24 heures avant le début de la réunion, l’annulation si celle-ci concerne un de ces quatre sujets :
1° La procédure de licenciement collectif prévue au chapitre III du titre III du livre II de la première partie du code du travail ;
2° La mise en œuvre des accords de performance collective mentionnés à l’article L. 2254-2 du même code ;
3° La mise en œuvre des accords portant rupture conventionnelle collective mentionnés à l’article L. 1237-19 du même code ;
4° La mise en œuvre du dispositif spécifique d’activité partielle prévu à l’article 53 de la loi du 17 juin 2020 susvisée.
Ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020 portant adaptation des règles relatives aux réunions des instances représentatives du personnel
L’employeur est cependant toujours autorisé à demander à réaliser jusqu’à 3 réunions en visioconférence dans l’année civile. Son droit à ce sujet n’est donc pas modifié (sauf accord précisant le contraire).
Toutefois, l’employeur ne peut recevoir l’autorisation pour ces 3 réunions si et seulement s’il s’agit de visioconférence, c’est-à-dire dans le cas où chaque membre qui siège à la réunion a la vidéo et le son qui fonctionnent correctement et de manière simultanée.
Dans le cas de la conférence téléphonique ou de la conférence par messagerie instantanée, les membres peuvent s’opposer à la faire à distance si elle concerne au moins un des quatre sujets cités ci-dessus. Si 3 réunions par visioconférence ont déjà eu lieu, les membres peuvent s’opposer à la réunion à distance de la même manière (sauf accord précisant le contraire).
Consultez notre page sur le fonctionnement du CSE pour en savoir plus.
