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Tout savoir pour faire des cadeaux à vos salariés

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Voici un article pour tout savoir sur les cadeaux en entreprise faits à vos salariés (cartes cadeaux, chèques cadeaux, …) et en conformité avec les règles fixées par l’URSSAF.

Consultez également la fiche URSSAF pour tout comprendre avec des infographies et exemples variés.

Un CSE dispose d’un budget dédié aux activités Sociales et Culturelles (budget ASC), anciennement nommé budget des Œuvres Sociales (OS).

Ce budget sert notamment à offrir des avantages financiers aux salariés de l’entreprise en supplément de leur salaire et en profitant d’une exonération du paiement à la cotisation à la Sécurité sociale.

Attention ! L’URSSAF n’autorise pas, à proprement parler, le fait d’offrir des cadeaux en supplément du salaire, mais elle le tolère.

Le salaire étant considéré comme rétribution pour un travail réalisé, il est à ce titre soumis aux paiements et contributions à la Sécurité sociale. Le cadeau n’étant pas une rétribution pour un travail, il n’est pas soumis aux paiements et contributions de la Sécurité sociale. L’employeur ne peut donc pas faire de cadeaux et se soustraire du paiement à la Sécurité sociale.

Cependant, « l’Urssaf admet en application de tolérances ministérielles » que des avantages de ce type (cadeau) puissent, sous conditions, être accordés par le CSE aux salariés (indirectement par l’employeur qui accorde un budget au CSE pour les activités socio-culturelles).

Voici un article pour tout savoir sur les « conditions » pour offrir des cadeaux à vos salariés et profiter de l’exonération des paiements à la Sécurité sociale.

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Une personne avec un téléphone est heureuse de recevoir une carte cadeau par son CSE.

Différence entre les « primes » et les « cadeaux ou bons d’achat ».

L’URSSAF distingue bien d’un côté les primes et de l’autre les cadeaux ou bons d’achat.

La différence tient dans la nature du cadeau et non dans la forme qu’il peut prendre (chèque carte, bon d’achat, etc.). C’est en quelque sorte l’intention du cadeau qui détermine s’il est soumis aux paiements de la cotisation à la Sécurité sociale et s’il est considéré comme rétribution d’un travail ou non.

Autrement dit, tout avantage délivré par l’employeur, quel que soit la forme (carte cadeau, chèque cadeau, etc.), doit être considéré comme un supplément de salaire et donc comme rétribution pour un travail. Dans cette catégorie on retrouve notamment toutes les primes qu’un salarié peut recevoir s’il réalise ses objectifs. Que ce soit une carte cadeau ou un voyage qui est offert, le montant de l’avantage est soumis au paiement de la cotisation à la Sécurité sociale.

Cependant, dans un cas précis, l’employeur peut financer des cadeaux à ses salariés et obtenir une exonération. Pour cela il doit accorder un budget ASC (le budget dédié aux activités sociales et culturelles) au CSE de l’entreprise qui se chargera, par la suite, de mettre en place le cadeau.

Ce n’est pas tout, l’URSSAF définit un cadre précis avec des conditions que le CSE doit strictement respecter afin de bénéficier de l’exonération pour le montant des cadeaux.

Différence entre le budget des ASC, de Fonctionnement (AEP) et le financement par l’employeur.

Pour comprendre le cadre juridique définit par l’URSSAF pour offrir des cadeaux à ses salariés, il faut avoir en tête les différents types de budget qui existent pour financer des cadeaux.

Notez que l’employeur peut faire des cadeaux en utilisant son propre budget, on parle alors de prime puisqu’il s’agit d’un cadeau soumis au paiement et contribution de la Sécurité sociale.

Il peut aussi accorder un budget au CSE dédié à financer des Activités Sociales et Culturelles (ASC). Il s’agit d’un budget non obligatoire (mais avec des obligations de renouvellement chaque année) qui s’ajoute en plus, mais sans le compléter, au budget de Fonctionnement (AEP) qui lui n’a, en aucun cas, finalité à financer des activités socio-culturelles.

Budget des Activités Sociales et Culturelles (ASC)

Pour profiter des exonérations, l’employeur a intérêt à accorder au CSE un budget pour les activités sociales et culturelles (ASC), anciennement appelé budget pour les œuvres sociales (OS). C’est toutefois le CSE qui a la main sur ce budget et qui définit les cadeaux et bons d’achat délivré aux salariés. Le CSE n’a pas non plus la main libre puisqu’il doit respecter les conditions définies par l’URSSAF et répondre au principe d’égalité (un cadeau accordé par le CSE doit être le même pour tous les salariés qui remplissent les conditions pour bénéficier du cadeau à l’occasion d’un évènement URSSAF).

Budget propre de l’employeur

Si l’employeur souhaite offrir un cadeau à ses salariés sans passer par le CSE, il ne pourra pas profiter de l’exonération des paiements et contributions à la Sécurité sociale, car ce cadeau, quel que soit la forme, chèque cadeau, carte cadeau, bon d’achat, voyage, etc., sera considéré, par l’URSSAF comme un complément de son salaire fixe, et donc comme un salaire à part entière.

Budget de fonctionnement du CSE (AEP)

Enfin, le budget de Fonctionnement du CSE (AEP) ne peut pas être utilisé pour faire des cadeaux, il s’agit d’un budget séparé des autres et il conseillé de le mettre sur un compte à part pour bien marquer cette distinction. Un outil de comptabilité spécialisé pour les CSE est intéressant pour gérer ses budgets et présenter des rapports conformes en cas de contrôle (voir notre page sur les outils de comptabilité).

Le budget de fonctionnement peut, toutefois, être utilisé pour réaliser des campagnes de communication au sein de votre entreprise ; cela étant considéré comme une action liée au fonctionnement de votre CSE puisqu’il s’agit de le faire connaitre. Vous pouvez ainsi offrir des cadeaux comme des sac ou des stylos floqués au nom de votre entreprise et qui mettent en avant le CSE.

Posez-nous vos questions afin de savoir comment utiliser votre budget de fonctionnement pour des campagnes de communication pour votre CSE.

Transfert du budget de fonctionnement (AEP) vers le budget des Activités Sociales et Culturelles (ASC).

Transfert de 10% de l’excédent annuel.

Nous n’allons pas complexifier les choses, mais il faut savoir que cette séparation stricte entre le budget ASC (Activités Sociales et Culturelles) et le budget AEP (Fonctionnement) tend à se dissoudre depuis l’ordonnance Macron de 2017. Par exemple, il est désormais possible pour un CSE d’utiliser 10% de l’excédent du budget AEP de l’année précédente pour financer des activités sociales et culturelles (budget ASC).

Transfert de 50% de l’excédent annuel ?

Il avait suggéré de pouvoir réaliser un transfert allant jusqu’à 50 % de l’excédent annuel de manière exceptionnelle pour augmenter le budget des ASC. Ce transfert n’a toutefois pas été validé et n’est donc pas autorisé. Contactez-nous pour tout savoir sur les possibilités de transfert d’un budget à un autre dans votre CSE.

Opérations comptables possibles entre les comptes

Il est possible enfin d’utiliser ponctuellement le budget de fonctionnement AEP pour financer des activités sociales et culturelles en cas de manquement de trésorerie (dans le cas d’un retard de paiement par exemple), mais le CSE est tenu de mettre à jour ses comptes et de réguler la situation au plus vite. Il s’agit d’une démarche possible mais assez complexe, et pour éviter toute confusion dans les comptes, mieux vaut les utiliser de façon simple. Un outil de comptabilité peut vous aider en ce sens.

Comment le CSE peut obtenir une exonération aux cotisations sociales sur les cadeaux faits à ses salariés ?

Quel est le plafond mensuel des exonérations aux cotisations à la Sécurité sociale défini par l’URSSAF en 2020 ?

En 2020, le plafond mensuel des exonérations aux cotisations à la Sécurité sociale est de 171 € par évènement URSSAF.

Quel montant de cadeau par salarié pour obtenir l’exonération ?

Cela signifie qu’un salarié peut recevoir jusqu’à 171 € de cadeau, par évènement. Par exemple, un salarié avec un enfant recevra jusqu’à 171 € pour l’évènement Noël adulte et jusqu’à 171 € pour l’évènement Noël enfant, soit jusqu’à 342 € pour Noël (qui inclut deux évènements URSSAF). Les montant d’évènement différents (Noël adulte et Noël enfant sont deux évènements différents car ils ciblent deux avantages différents) ne sont pas cumulés dans le calcul du plafond.

Cependant, dès que le montant d’un ou de plusieurs cadeaux reçus pour le même évènement, la même année, dépasse le plafond, alors l’intégralité du cadeau (dès le première euro donné) est soumise aux cotisations de la Sécurité sociale.

Le cas d’un couple avec un enfant commun dans une même entreprise

L’URSSAF reconnait uniquement le salarié dans le calcul des avantages. Autrement dit, le fait que deux salariés, dans une même entreprise, aient un enfant ensemble n’a pas d’impact dans le calcul des avantages.

Par exemple, un couple de salariés dans une même entreprise a un enfant qui est scolarisé. Pour l’évènement Rentrée Scolaire, le CSE décident d’offrir une carte cadeau de 50 € à tous les salariés remplissant les conditions définies par l’URSSAF pour être bénéficiaire lors de l’évènement Rentrée Scolaire, à savoir avoir un enfant de moins de 26 ans scolarisé (avec justificatif). Les salariés en question recevront chacun une carte cadeau d’un montant de 50 €, soit 100 € pour le même enfant.

Cela peut sembler injuste pour les autres salariés mais c’est précisément le contraire. Le couple de salarié reçoit le même avantage, en droit. Il faut imaginer ce qu’il devrait en être si chacun était dans une entreprise différente.

Faire un cadeau exonéré sans lien avec un évènement URSSAF ?

Si le montant total des cadeaux fait au salarié sur une année civile ne dépasse pas le montant du plafond mensuel défini par l’URSSAF (171 € en 2020), l’exonération est acquise.

Autrement dit, il est possible de faire un cadeau à ses salariés, sans respecter les conditions particulières de l’URSSAF pour chaque évènement, à condition que le montant annuel de tous les cadeaux ne dépasse pas le montant du plafond mensuel.

En revanche, dès que le montant annuel des cadeaux reçus dépasse le plafond, il faut regarder en détail chaque cadeau qui a été offert et considérer, pour chacun leur respect des règles de l’URSSAF. Chaque cadeau qui ne respecte pas au moins une des trois règles est soumis au paiement des cotisations de la Sécurité sociale.

Les Trois Conditions de l’URSSAF pour que le cadeau financé par le budget ASC soit exonéré du paiement des cotisations sociales :

Les trois conditions, pour un CSE, d’offrir des cadeaux à ses salariés et d’obtenir l’exonération sont décrites sur une page dédiée au règlement URSSAF pour les cadeaux et bons d’achat. En voici ici un résumé :

  1. Le cadeau ou bon d’achat doit être donné durant un évènement URSSAF
    Les évènements sont : naissance ou adoption, mariage ou pacs, départ à la retraite, fêtes des mères et fête des pères, Sainte-Catherine et Saint-Nicolas, Noël adulte et Noël enfant et enfin la rentrée scolaire (voir plus de détail ci-dessous).
  2. Le montant total du cadeau par salarié et par évènement ne doit pas dépasser 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale (soit 171 € en 2020).
    Dès que le montant est dépassé, l’ensemble du montant du cadeau sur l’évènement en question n’est plus exonéré.
  3. La nature du cadeau offert doit être en lien avec l’évènement URSSAF.
    Par exemple, les chèques cadeaux offerts pour la rentrée scolaire doivent porter sur des biens en rapport à la rentrée scolaire (fourniture scolaire, livre, etc.).

Si au moins une de ces trois conditions n’est pas respectée, l’intégralité du montant du cadeau n’est pas exonérée du paiement et contribution à la Sécurité sociale.

Quels sont les évènements URSSAF pour l’attribution de chèques cadeaux à vos salariés ?

L’attribution du cadeau doit être en lien avec un des évènements suivants :

  • Lors d’une naissance ou d’une adoption,
  • À l’occasion d’un mariage ou d’un pacs,
  • Pour un départ à la retraite,
  • Pour la fête des mères et la fête des pères,
  • Pour la Sainte-Catherine (femme non mariée à ses 25 ans) et la Saint-Nicolas (homme non marié à ses 30 ans)
  • Noël pour les salariés mais également pour les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile,
  • Enfin, à l’occasion de la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat (sous réserve de la justification du suivi de scolarité).

Le CSE, et l’employeur, peuvent, ensemble ou séparément, allouer une prime à l’occasion de certaines fêtes (noël, fête des mères, fête de pères, etc.). Cette prime se distingue des cadeaux ou bons d’achat décrits ci-dessus. Si ces primes sont octroyés à des évènements particulier et qui sont ceux acceptés par l’URSSAF, ce sont, juridiquement, des compléments de salaire, et non des cadeaux au sens propre. Les primes sont donc bien soumises à cotisation à la Sécurité sociale, car elles sont associées à une activité de travail.

La différence entre les cadeaux et bons d’achat (chèques cadeaux, cartes cadeaux, etc.) et les chèques culture et les chèques vacances.

Les chèques culture et chèques vacances ressemblent à des cadeaux que le CSE peut faire, mais il ne s’agit pas de « cadeau » selon la terminologie URSSAF. Autrement dit, les chèques culture et chèques vacances permettent de donner un avantage aux salariés dont le montant est exonéré. Il existe toutefois des conditions particulières, mais qui ne sont pas les mêmes que pour les avantages « Cadeaux et Bons d’achat » décrit plus haut.

Si en tant qu’élu de CSE vous souhaitez offrir des cartes cadeaux ou des chèques cadeaux vous devez offrir un cadeau et respecter les trois règles de l’URSSAF décrites ci-dessus.

Vous souhaitez offrir des chèques cadeaux à vos salariés pour noël ? Consulter notre article dédié au noël en entreprise.

FAQ

Est-ce que les chèques ou cartes cadeaux peuvent être exonérés des cotisations sociales ?

Par principe, tout cadeau donné par l’employeur ou le CSE est assujetti aux cotisations sociales. L’URSSAF tolère cependant que ces cadeaux destinés aux salariés soient exonérés du paiement des cotisations à la sécurité sociale. L’attribution du cadeau doit avoir lieu à un évènement URSSAF (voir la liste complète) et le montant du cadeau attribué ne doit pas dépasser 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale.

Comment mettre en place des chèques cadeaux ?

Employeur et CSE peuvent mettre en place des chèques cadeaux à tout moment de l’année. Seul le CSE peut obtenir une exonération sur les cartes et chèques cadeaux délivrés aux salariés en respectant les règles de l’URSSAF (consulter les règles).

Combien est le plafond mensuel de la Sécurité sociale ?

Le plafond mensuel de la Sécurité sociale est de 171 € en 2020. Il est recalculé chaque année.

Comment faire un cadeau à ses salariés exonéré du paiement des cotisations sociales ?

Le CSE peut faire des cadeaux à ses salariés dont le montant est exonéré. Il faut pour cela respecter les trois règles URSSAF : (1) le cadeau doit être réalisé à l’occasion d’un évènement URSSAF (2) le cadeau doit être en rapport avec l’évènement ou dépensé pour des biens en rapport à l’évènement et (3) ne pas dépasser, par évènement, le plafond mensuel de la Sécurité sociale (171 € en 2020).

Quel budget CSE pour offrir des chèques et cartes cadeaux ?

Le CSE doit utiliser le budget ASC (activités sociales et culturelles), défini librement en accord avec l’employeur, pour faire des cadeaux à ses salariés. Le CSE peut, sous conditions, bénéficier d’une exonération sur les chèques et cartes cadeaux.