Comment le CSE peut offrir des avantages aux salariés pour la rentrée scolaire ?

En 2020, le budget dépensé pour la rentrée scolaire était de 814 euros en moyenne (de la maternelle à l’enseignement supérieur), ce qui inclut les fournitures, la garde-robe, mais aussi des frais divers incompressibles comme la cantine, l’assurance scolaire, les frais de scolarité ou encore les livres.

Le CSE peut aider financièrement les salariés ayant un enfant à charge grâce à une tolérance de l’URSSAF sur les cartes cadeau et bons d’achat donnés à l’occasion de la rentrée scolaire.

Combien coûte la rentrée scolaire aux parents chaque année ?

Chaque année, les parents qui ont des enfants scolarisés dépensent entre 219 et 1544 euros par enfant selon le niveau de scolarité de celui-ci :

219 eurosMaternelle et école élémentaire
393 eurosCollège
446 eurosLycée
1544 eurosEnseignement supérieur
(sources : Sofinco, juillet 2020)

Par exemple : lorsqu’une famille compte trois enfants dont deux au lycée et un dans l’enseignement supérieur, la facture grimpe à 2436 euros pour une année !

Comment expliquer le coût de la rentrée scolaire ?

Voici la liste des principaux frais engagés pour une rentrée scolaire : 

  • Les fournitures scolaires (blouse blanche, calculatrice, cahiers, matériel d’art plastique…).
  • La cantine.
  • Les frais divers (l’assurance scolaire, les photographies, la coopérative, les frais de scolarité).
  • Les activités extra-scolaires (sport, musique, théâtre…).
  • Le renouvellement de la garde-robe.

Si de nombreux Français essayent de réaliser des économies en réduisant le budget pour la garde-robe, les fournitures et les activités extra-scolaires, certains frais sont tout simplement nécessaires comme la cantine, l’assurance scolaire et les frais de scolarité.

Et ce n’est pas tout ! Avec le développement du numérique, les professeurs demandent aux élèves de travailler à partir d’interfaces scolaires comme Pronote ou École Directe. Cela implique des achats de clé USB, d’ordinateur ou de tablette.

Pour certains parents, parfois seuls à élever un ou plusieurs enfants, la situation peut rapidement devenir difficile à gérer.

Comment le CSE peut aider financièrement les salariés ?

Pour aider vos salariés, vous avez la possibilité d’orienter votre politique sociale et de financer des dotations en lien avec l’évènement URSSAF de la Rentrée Scolaire.

Attention, si la dotation Rentrée Scolaire vous permet de fournir une carte cadeau dont le montant est exonéré de cotisation, il ne faut pas la confondre avec la prime de rentrée scolaire qui est généralement à la discrétion de l’entreprise. Cette prime est un complément de salaire et n’est donc pas exonéré.

La mise en place de la carte cadeau exonérée et de la prime ne s’excluent pas et vous pouvez très bien les combiner si vous jugez que le plafond de 171,40 euros (2021) pour la carte cadeau URSSAF n’est pas suffisant pour vos salariés.

En résumé :
Carte cadeau rentrée scolaire exonéré dans la limite de 171,40 euros
Prime de rentrée scolaire

Consultez notre article dédié : Tout comprendre sur les cadeaux du CSE.

Qui est concerné par l’évènement URSSAF Rentrée Scolaire ?

Les ayants droits pour la rentrée scolaire, c’est-à-dire ceux qui sont éligibles à la carte cadeau Rentrée Scolaire, sont tous les salariés pour chaque enfant scolarisé de moins de 26 ans qu’ils ont à charge.

Le salarié reçoit donc une carte cadeau pour chaque enfant scolarisé de moins de 26 ans.

Le cas des couples ayant un enfant en commun ne change rien aux dotations reçues pour chacun des membres de ce couple. Ainsi, chaque membre du couple peut recevoir une carte cadeau indépendamment du fait qu’il s’agisse du même enfant. C’est le fait d’avoir un enfant à charge qui compte pour l’URSSAF.

Par exemple, si un CSE octroie 100 euros pour la rentrée scolaire, chaque membre du couple ayant un enfant en commun reçoit 100 euros (soit 200 euros pour le même enfant).

Téléchargez gratuitement notre fiche explicative : la réglementation URSSAF pour les CSE

Attention, chaque salarié éligible doit présenter le justificatif de scolarité de chaque enfant. Ce justificatif devra être conservé soigneusement en cas de contrôle URSSAF. Si un salarié ne souhaite pas fournir de justificatif ou bien ne pas renseigner d’informations personnelles (comme le fait d’avoir un ou plusieurs enfants à charge), il est tout à fait dans son droit. Il ne pourra cependant pas profiter de la carte cadeau délivrée pour la Rentrée Scolaire, car le CSE doit archiver toutes les dotations et justifier que l’exonération était de droit.

Le salarié éligible doit envoyer au CSE un justificatif de scolarité par enfant.

Pensez à bien communiquer avant pour réunir toutes les informations juridiques nécessaires des salariés éligibles.
Il est parfois nécessaire d’envoyer un deuxième e-mail pour que tout le monde soit bien informé.
Vous pouvez également mettre en place une petite pop-in et une bannière sur le site du CSE.

Dans quels univers de la boutique CSE, je peux dépenser le solde de ma carte cadeau Rentrée Scolaire ?

Si l’URSSAF ne donne pas de liste précise et exhaustive énumérant tous les biens et services qu’un CSE pourrait offrir à l’occasion de la Rentrée Scolaire, elle indique cependant des catégories de produits éligibles à l’exonération.

Il s’agit de produits en relation avec la rentrée scolaire comme :

  • Les fournitures scolaires (crayons, cahier, brouillon, feutres, marqueurs, effaceurs, blouses blanches, calculatrice…).
  • Les livres (livre pour les cours de français, livre d’exercices…).
  • Les vêtements (changement de la garde-robe…)
  • La micro-informatique (ordinateur portable, clés USB, logiciels…).

La billetterie pour CSE de Comitéo a une large gamme de produits de presse qui sont également éligibles pour l’évènement de la rentrée des classes.

Sont cependant exclues, les catégories comme l’alimentation et le carburant, mais aussi tout ce qui a trait aux sorties et voyages même si leur nature est culturelle.

Pour simplifier l’utilisation de la dotation Rentrée Scolaire, nous avons conçu le Cadolib Rentrée Scolaire :

Une carte cadeau dématérialisée utilisable librement sur la boutique en ligne d’offres remisées du CSE, directement auprès des grandes enseignes en convertissant le solde à l’euro près ou se faisant livrer des chèques cadeaux au format papier ou carte.

Quand peut-on délivrer la dotation pour la rentrée scolaire ?

La carte cadeau rentrée scolaire doit être délivrée au mois de septembre.

Il faut savoir que l’URSSAF ne donne pas de date précise pour délivrer les cartes cadeaux aux salariés. Toutefois, cet avantage doit être offert au moment de la rentrée scolaire et universitaire, et ce, quelle que soit la nature de l’établissement : école, lycée général, lycée pro, faculté, centre d’apprentissage…

La période exacte laisse place à interprétation. Toutefois, délivrer ces cadeaux au mois de septembre semble plutôt cohérent 😉.

Pensez aux activités culturelles pour aider les salariés en période de rentrée !

En plus de la carte cadeau Rentrée Scolaire, pourquoi ne pas offrir aussi des chèques cadeaux culture pour permettre aux enfants de découvrir, avec leurs parents, expositions, films, concerts, patrimoine  ou simplement d’acheter des livres qui font aussi souvent partie des enseignements au programme.

Le financement de la culture peut être réalisée via des Cadolib Culture, c’est-à-dire des cartes cadeau dématérialisée utilisables librement sur les offres culture de la boutique en ligne du CSE, ou directement dans les grandes enseignes partenaires en convertissant à l’euro près ou en se faisant livrer des chèques papier.

Veillez néanmoins à respecter la réglementation des chèques culture qui doivent être délivrés à l’ensemble de vos salariés de manière égale (à moins de réaliser des modulations sur des critères non-discriminatoires).

N’oubliez pas de consulter la convention collective pour la rentrée scolaire

La convention collective est le fruit des négociations entre les salariés représentés par le CSE, les syndicats et l’employeur qui est tenu de l’appliquer.

Il est donc toujours utile d’aller y jeter un œil puisque cette convention peut garantir, pour la rentrée scolaire ou pour d’autres choses, des avantages financiers et non-financiers, comme des aménagements du temps de travail pour aider les parents durant la rentrée scolaire.

Il est possible que soient indiqués des engagements de verser des primes ou un avantage d’une autre nature même s’il est toujours possible d’offrir d’autres avantages en plus de ce qui est indiqué dans la convention collective.

Remarque : le CSE a le monopole de gestion concernant la politique sociale et l’utilisation du budget ASC. La convention collective peut garantir des aides et des droits aux salariés, mais le choix d’offrir une carte cadeau pour la rentrée scolaire revient au CSE seulement.

Petit résumé pour vous aider 😉

N’attendez plus pour commencer à préparer la Rentrée Scolaire de vos salariés !

  • La carte cadeau doit être envoyée courant mois de septembre.
  • Les bénéficiaires de l’évènement URSSAF Rentrée Scolaire sont tous les salariés qui ont à charge un enfant scolarisé de moins de 26 ans (chaque enfant de chaque salarié peut donc recevoir une carte cadeau).
  • Pour 2021, le montant de chaque carte cadeau ne peut dépasser le plafond URSSAF de 171, 40 €.
  • Vous devez soigneusement conserver tous les justificatifs de scolarité des enfants des salariés.

Petit rappel des étapes pour programmer une dotation pour la Rentrée Scolaire :

  1. Communiquer (par e-mail, de vive voix, site web…) pour mettre à jour la liste des bénéficiaires éligibles et demander les justificatifs de scolarité.
  2. Une petite relance de communication pour les retardataires et les têtes en l’air ;).
  3. Calcul de votre budget avec les listes mises à jour et programmation de la campagne avec l’outil Cadolib.
  4. Envoi automatique courant septembre du bon d’achat Cadolib Rentrée Scolaire avec une communication pour que vos salariés activent leur carte.

Si vous avez des questions ou besoin d’aide pour préparer l’évènement de la rentrée scolaire, contactez-nous !