Comptabilité du CSE : Tout savoir sur les obligations comptables et le bilan de fin d’année

Comment préparer son bilan comptable de fin d’année ?

Depuis la loi du 5 mars 2014 et la fusion des instances représentatives du personnel à la suite des ordonnances Macron de 2017, la comptabilité du CSE se rapproche davantage de celle d’une entreprise tout en permettant une simplification relative à la taille du comité.

En effet, si la loi de 2014 encadre davantage les obligations comptables du CSE en donnant des précisions et en imposant un formalisme semblable à la comptabilité des entreprises, elle a aussi adapté la rigueur de cette comptabilité aux différentes tailles des CSE, en les classant en trois catégories : les CSE de petite taille, les CSE de taille moyenne et les CSE de grande taille.

Avant de revenir sur les modalités de la classification des tailles de CSE et de vous expliquer à quelle catégorie le vôtre appartient, nous faisons un rapide rappel sur les ressources dont disposent les CSE. En effet, ce sont ces ressources qui vont déterminer la catégorie du CSE.

1- Les budgets et ressources du CSE

1.1 Les types de ressources dont dispose le CSE

Les CSE disposent de deux subventions pour assurer leur propre fonctionnement et financer des avantages socio-culturels pour les salariés. Naturellement, ces deux subventions sont désignées selon leur fonction :

  • le budget de fonctionnement (le terme officiel pour ce budget est : AEP),
  • et le budget des activités sociales et culturelles (budget ASC).

1.1.1 Le budget de Fonctionnement

Le budget de fonctionnement (ou AEP pour attribution économique et professionnelle) est une subvention versée par l’employeur pour permettre au CSE de financer son propre fonctionnement.

Cela inclut tous les frais et charges nécessaires utiles pour la missions tels que de la documentation, des fournitures administratives, mais aussi le coût pour l’intervention d’un expert-comptable ou formation économique des élus.

Montant de la subvention AEP

  • 0,2 % de la masse salariale brute pour les entreprises comptant entre 50 et 2000 salariés
  • 0,22 % de la masse salariale brute pour les entreprises de plus de 2000 salariés

Le montant de cette subvention peut toujours être augmenté par un accord collectif (mais ne peut pas être diminué).

1.1.2 Le budget ASC

Le budget ASC permet de financer les activités sociales et culturelles des salariés. Ces ASC prennent différentes formes pouvant aller du chèque et carte cadeau aux subventions sur les tickets de cinéma ou les parcs d’attraction comme Disney et Parc Astérix. Elles peuvent aussi se matérialiser par la mise en place d’une cantine ou d’une crèche au bénéfice des salariés.

Contrairement au budget de fonctionnement, la subvention ASC n’est pas obligatoire.

Montant de la subvention ASC est définie par

  • Accord d’entreprise avec l’employeur
  • La convention collective
  • Par usage
  • Lorsque des activités socio-culturelles étaient déjà proposées avant la mise en place du CSE

Du moment qu’un versement a été réalisé, elle est due pour chaque année ensuite.

1.1.3 Ressources complémentaires du CSE

En plus de ces deux budgets, le CSE peut aussi disposer d’autres ressources qui ne rentrent pas dans la catégorie des subventions attribuées par l’employeur.

Les autres ressources du CSE

  • les sommes précédemment versées par l’employeur aux caisses d’allocations familiales ou organismes analogues,
  • les remboursements par l’employeur des primes d’assurances (responsabilité civile),
  • les cotisations facultatives des salariés,
  • les diverses subventions reçues par les collectivités publiques et/ou des organisations syndicales,
  • les dons et legs,
  • les recettes procurées par les manifestations,
  • les revenus provenant de ses biens meubles et immeubles.

1.2 Séparation des deux budgets du CSE

Le budget AEP et ASC doivent être strictement séparés. Cela ne veut pas dire pour autant que le CSE doit avoir un compte bancaire pour chaque, mais cela peut aider.

En revanche, l’URSSAF est très attentive à la manière dont seront attribués les dépenses de chaque budget, assurant son rôle de contrôle et de lutte contre la fraude et le détournement.

Voici donc présentés ci-dessous la liste des utilisations possibles pour le budget AEP et ASC, cela vous aidera à inscrire les bonnes charges dans le compte de résultat ou le bilan (pour les CSE de petite taille).

1.2.1 Les dépenses du budget de fonctionnement (AEP) et du budget ASC

Le budget de fonctionnement sert à financer les dépenses nécessaires au fonctionnement du CSE. Cette définition un peu large englobe en réalité des dépenses bien précises à ne pas confondre avec les dépenses financées par le budget des ASC.

Comment utiliser le budget de fonctionnement ?

  • La formation des élus du CSE (notamment la formation Économique) ainsi que les frais liés à ces formations (tels que les déplacements ou les repas) sauf pour la formation Santé Sécurité et Conditions de Travail dont l’employeur finance à la fois les sessions de formation et les frais associés.
  • La documentation technique qui doit naturellement être en relation avec les missions du Comité social et Économique
  • Tous les frais de déplacement des élus ainsi que le repas (incluant les frais liés aux formations mais aussi d’autres frais justifiés par la mission du CSE excepté les déplacements pour venir aux réunions mensuelles ou bimensuelles du CSE : uniquement lorsqu’il s’agit des réunions ordinaires et extraordinaires).
  • Les rémunérations ainsi que les charges pour les permanents salariés du CSE
  • Les honoraires et études ainsi que les frais de rédaction des réunions du CSE
  • Les fournitures administratives
  • Les abonnements téléphoniques
  • les frais postaux
  • le petit matériel
  • les frais de diffusion des PV et compte rendus dans l’entreprise

Tout ce qui n’entre pas dans cette liste doit rentrer dans la liste des dépenses du budget ASC. De manière générale, les dépenses du budget de fonctionnement doivent intervenir au profit des membres du CSE uniquement et avoir un rapport avec les attributions économiques du CSE.

Pour bien comprendre la nature des attributions professionnelles, on peut se poser la question suivante :

“est-ce que le produit ou le service acquis profite directement au salarié ?”

Si c’est le cas, la dépense est imputable aux ASC (cantine, crèches, colonies de vacances, cartes cadeaux, chèque culturel, activité sportive, loisir…).

Si le budget est mal utilisé, le tribunal de grande instance peut être saisi. Il peut s’ensuivre d’une demande d’annulation et/ou une réintégration des sommes mal utilisées. Ce n’est pas tout, il y a également un risque de condamnation pénale pour abus de confiance.

Aussi, il est important d’inscrire précisément dans le Règlement intérieur du CSE toute règle de bonne gestion afin de fixer les dépenses engagées. En effet, il est possible d’invoquer une entrave si une dépense est engagée sans l’autorisation du comité.

Attention également aux règles d’exonération sur l’utilisation du budget ASC : voir comment faire des cadeaux aux salariés.

1.2.2 Transfert de l’excédent annuel du budget de fonctionnement ou des ASC

Depuis les ordonnances Macron de 2017, les CSE peuvent transférer jusqu’à 10% de l’excédent annuel du budget de fonctionnement vers le budget des activités sociales et culturelles. L’inverse est vrai aussi (budget ASC vers budget AEP), mais plus rare et toujours dans la limite des 10% de l’excédent annuel.

Exemple de transfert du reliquat du budget annuel AEP vers le compte des ASC
Pour 100 euros de budget AEP, 70 euros sont utilisés durant l’année. L’excédent annuel est donc de 30 euros. Le CSE peut alors transférer pour le budget de l’année suivante jusqu’à 10% de ce budget, soit 3 euros.

2- Calcul des ressources et détermination de la taille du CSE

2.1 Calcul des ressources de l’exercice

Le calcul des ressources de l’exercice du CSE ne présente pas de complexité particulière, mais il faut veiller à bien prendre en compte toutes les ressources perçues au cours de l’exercice et pas seulement celles des subventions AEP et ASC.

RESSOURCES DE L’EXERCICE :

+ Subvention de fonctionnement reçue de l’employeur
– Reversement de subvention au comité central ou au comité interentreprises
+ Contribution reçue de l’employeur
– Reversement de contribution au comité social et économique central ou au comité interentreprises
+ Sommes précédemment versées par l’employeur aux caisses d’allocations familiales ou organismes analogues 
+ Remboursement par l’employeur des primes d’assurances (responsabilité civile)
+ Cotisations facultatives des salariés
+ Autres subventions reçues des collectivités publiques ou des organisations syndicales
+ Dons et legs
+ Recettes procurées par les manifestations
+ Revenus des biens meubles et immeubles
= TOTAL DES RESSOURCES

2.2 Seuil des 153 000 euros et règle des 3 critères

Si le total des ressources est inférieur à 153 000 €, le CSE est rangé dans la catégorie des CSE de petite taille.

Si le total des ressources est supérieur à ce seuil de 153 000 €, il y a deux possibilités :

  • Soit le CSE réunit au moins deux des trois critères listés ci-dessous, il est alors catégorisé comme CSE de grande taille.
  • Soit il ne remplit pas au moins deux des trois critères, et alors il est compris dans la catégorie des CSE de taille moyenne.

Les trois critères pour distinguer les CSE de taille moyenne et grande

  • 50 salariés en équivalent temps plein
  • 1,55 million d’euros pour le bilan total
  • 3,1 millions d’euros de ressources

3- Obligations comptables des CSE

3.1 Obligations comptables communes à tous les CSE

S’il existe trois niveaux de complexité de comptabilité, il y a un néanmoins un socle commun que chaque CSE doit respecter mais qui est ensuite modulé en fonction des obligations comptables propres à chaque taille de CSE.

Ces obligations comptables sont au nombre de 7. Le trois premiers principes sont définis dans le code du commerce L123-12 et appliqué par Article L2315-64 du code du travail ; les autres sont définis dans le code du travail.

Les obligations comptables communes à tous les CSE

  • L’enregistrement comptable, dans un ordre chronologique, de tous les mouvements qui affectent le patrimoine (Code du Commerce L123-12 appliqué par l’Article L2315-64 du code du travail).
  • Contrôle par inventaire l’existence ainsi que la valeur des tous les éléments actifs et passifs du patrimoine du CSE, au moins une fois tous les douze mois (Code du Commerce L123-12 appliqué par l’Article L2315-64 du code du travail).
  • Établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice faisant suite aux enregistrements comptables et à l’inventaire. Ces comptes comprennent ainsi le compte de résultat, le bilan et une annexe qui doivent former un tout indissociable (Code du Commerce L123-12 appliqué par l’Article L2315-64 du code du travail).
  • Fournir des informations sur les transactions dites significatives. Celles-ci doivent figurer dans l’annexe pour les gros et moyens CSE ou dans un rapport ayant pour finalité d’éclairer l’analyse des comptes par les autres membres du CSE ainsi que par les salariés de l’entreprise. (article L2315-66 code du travail)
  • Établir un rapport qui présente des informations qualitatives pour éclairer l’analyse au sujet de la gestion financière (article L2315-69 du code du travail)
  • Le trésorier (ou le commissaire au compte) présente un rapport sur les conventions passées entre le CSE et l’un de ses membres (qu’elles soient passées indirectement ou par personne interposée) (article L2315-70 du code du travail).
  • Les membres du CSE sortant sont tenus de rendre compte aux nouveaux membres élus du comité, de leur gestion. Cela inclut la gestion des attributions économiques et des ASC (activités sociales et culturelles). Les nouveaux membres reçoivent ainsi tous les documents administratifs et relatifs à l’activité du comité social et économique (article R2315-39 du code du travail).

Obligations comptables relatives à la taille du CSE

Comptabilité ultra simplifiée des petits CSE

Les CSE dont les ressources annuelles sont inférieures à 153 000 € s’acquittent d’un certain nombre de procédures et bénéficient d’une comptabilisée ultra simplifiée :

Obligations comptables des petits CSE

  • Tenir un livre de compte qui retrace de manière chronologique toutes les dépenses et recettes du Comité.
    Ce livre doit obligatoirement distinguer les opérations relevant du budget de fonctionnement (AEP) ou du budget des ASC (activités sociales et culturelles).
    Le format du livre de compte n’est pas important, cela peut être un cahier ou un tableur numérique.
  • Établir un état de synthèse simplifié pour apporter des informations complémentaires quant à la situation du patrimoine et relativement aux engagements en cours.

La présentation de ces deux documents est définie par un règlement de l’autorité des normes comptables (arrêté du 2 juin 2015 portant homologation des règlements n°2015-2).

Note : Le principe du livre des comptes pour les petits CSE est celui de la comptabilité de la  trésorerie basée sur les encaissements et les décaissements.

Comptabilité simplifiée des CSE de taille moyenne

Les CSE de taille moyenne sont tous ceux qui ont des ressources supérieures à 153 000 € mais qui ne remplissent pas au moins 2 des 3 critères.

Ces CSE doivent tenir une comptabilité de droit commun et d’engagement.

Ils peuvent opter pour une présentation simplifiée de leurs comptes tels que prévu par le règlement de l’autorité des normes comptables (Règlement 2015-01 du 2 avril 2015 relatif aux comptes des comités d’entreprise) et ne sont pas tenus d’enregistrer les créances et les dettes avant la fin de la clôture de l’exercice.

Obligations comptables des CSE de taille moyenne

  • Un bilan et un compte de résultat distinguant les attributions économiques (fonctionnement) et ASC (activités sociales et culturelles).
  • Une annexe.
  • Recourir à un expert-comptable pour présenter les comptes annuels.

Il est en général recommandé aux CSE de taille moyenne d’opter pour un logiciel de comptabilité conforme aux règles légales respectant notamment le PCG et le FEC.

Comptabilité consolidée des gros CSE

Les gros CSE sont tous les CSE ayant au moins 153 000 euros de ressources et qui remplissent au moins deux des 3 critères cités ci-dessus. Ils sont tenus d’établir des comptes consolidés et certifiés.

En plus des obligations comptables décrites plus haut, les comptes annuels doivent être établis dans le respect des modalités définies par le règlement de l’Autorité des Normes comptables.

L’expertise de l’expert-comptable et des commissaires aux comptes est financée avec le budget de fonctionnement (AEP).

Obligations comptables des gros CSE

  • Satisfaire toutes les obligations comptables présentées ci-dessus sans exception.
  • Recourir à un expert-comptable pour présenter les comptes.
  • Nommer un commissaire aux comptes (et un suppléant) qui auront le pouvoir de contrôler les comptes du Comité Social Économique et d’exercer le droit d’alerte.
  • Créer une commission des marchés composée de membres titulaires du CSE qui auront le rôle de choisir les fournisseurs et prestataires du CSE et de préciser les modalités d’achat des fournitures de travaux ou des services. Ils seront également chargés d’établir un rapport d’activité annuel placé dans l’annexe au rapport de gestion.

Le logiciel de comptabilité pour CSE

Si depuis la date du 1er janvier 2015, les CSE sont ainsi tenus de présenter une comptabilité à la fois normée et conforme, cela ne signifie pas pour autant qu’un logiciel de compta est obligatoire, même s’il devient, de fait, fort utile à avoir.

En effet, un logiciel professionnel dédié peut non seulement vous permettre de suivre avec simplicité tous les mouvements financiers, afin de mieux gérer les avantages salariés et le budget annuel, mais aussi d’économiser les frais d’une expertise en comptabilité servant uniquement à mettre de l’ordre, d’autant plus que la comptabilité du CSE doit bien être indépendante de celle de l’entreprise, ce qui rend plus sensible l’utilisation des mêmes outils.

Enfin, pour qu’un expert-comptable travaille sur votre compte, il est recommandé d’utiliser des documents à la norme comptable. Un logiciel non conforme produira des documents non exploitables pour les professionnels du secteur.

En synthèse, un logiciel de comptabilité pour CSE permet de diminuer les coûts du budget de fonctionnement tout en gagnant du temps grâce à une interface simple d’utilisation.