Enregistrement comptable des chèques cadeaux salariés

Les Comités Sociaux Économiques comme les entreprises peuvent offrir des chèques cadeaux aux salariés, ce qui doit donner lieu à un enregistrement comptable afin de déclarer à l’URSSAF, en cas de contrôle, la source des mouvements financiers, mais aussi pour garder les comptes clairs et savoir où l’argent circule. N’oublions pas qu’il vous faudra réaliser la clôture des comptes à la fin de chaque exercice, donc autant enregistrer les chèques cadeaux correctement, dès maintenant.

Pour les CSE, la comptabilité est en général gérée par le trésorier, et s’il y a lieu, les trésoriers adjoints, mais pas forcément. En effet, chaque membre du CSE peut prendre la responsabilité opérationnelle de la gestion de la compta, bien que le trésorier doive bien à un moment avoir un regard sur l’état de la trésorerie (il ne se fait pas appeler ainsi pour rien…). Dans tous les cas, si le code du travail ne donne pas d’indications particulières sur le rôle du trésorier, il est important d’inscrire les missions et le rôle de chacun, dans le règlement intérieur, afin que l’on sache précisément qui a la charge de quoi. Même si dans les grands CSE, un logiciel CSE fait souvent office d’outil de suivi que tout le monde pourra aller consulter.

L’enregistrement comptable des chèques cadeaux offerts aux salariés est plus simple pour les CSE que pour les entreprises, bien que les CSE de grande taille aient une compta de droit commun qui se rapproche grandement de n’importe quelle société offrant des cadeaux. Un CSE de grande taille a donc à peu près les mêmes obligations comptables qu’une entreprise.

Afin de connaître la procédure exacte de l’enregistrement des chèques cadeaux offerts aux salariés par les CSE, nous devons déjà connaître la taille du CSE.

En effet, c’est la taille du CSE (définie dans le code du travail) qui conditionne le niveau d’obligation comptable et par conséquent la procédure d’enregistrement des cartes cadeaux.

La taille du CSE et obligations comptables

Pour cette partie-là, il est vivement recommandé de consulter noter article dédié à la comptabilité du CSE. Toutefois, voici un petit rappel pour les plus pressés :

Votre CSE est catégorisé selon trois tailles possibles. Vous êtes donc soit :

  • Un petit CSE
  • Un CSE de taille moyenne
  • Un CSE de grande taille

Afin de connaître la taille de votre CSE, il faut considérer deux critères de distinction :

  • Les ressources de votre CSE
  • Les caractéristiques de votre entreprise

Premièrement, si votre CSE dispose moins de 153 000 euros de ressources annuelles, il est de facto un petit CSE. Le niveau d’obligation comptable est dit « ultra-simplifiée » et vous n’aurez à suivre, en général, votre compte que via un document excel.

Les CSE de taille moyenne et de grande taille ont donc au moins 153 000 euros de ressources chaque année. Les grands CSE sont distingués alors par le fait, que l’entreprise (dont il est le CSE) remplisse au moins, 2 des 3 critères cités ci-dessous :

  • 50 salariés en équivalent temps plein (ou plus)
  • 1,55 million d’euro pour le bilan total (au moins)
  • 3,1 millions d’euros de ressources (au minimum)
  • Si l’entreprise du CSE ne remplit que l’une des conditions précédentes (ou aucune), mais qu’il dispose quand même de 153 000 euros de ressources annuelles, c’est un CSE de taille moyenne, il a alors une comptabilité « simplifiée » ou dite de trésorerie.

    Si l’entreprise remplit deux ou trois des critères, il s’agit d’un grand CSE disposant d’une comptabilité d’engagement.

    Quel enregistrement comptable des chèques cadeaux pour CSE de chaque taille ?

    Cela a été dit plus haut, l’enregistrement comptable des chèques cadeaux dépend des obligations comptables de votre CSE qui sont déterminées par sa taille.

    Enregistrement comptable des chèques cadeaux salariés pour les petits CSE

    Vous êtes un petit CSE et vous avez décidez d’offrir des chèques cadeaux à vos salariés, mais vos obligations comptables ne le nécessitant pas vraiment, vous ne disposez pas d’un logiciel de compta pour CSE dédié.

    En règle générale, les petits CSE réalisent toutes leur comptabilité sur un tableau, comme une fiche Excel. Mais attention à bien conserver les justificatifs et tenir la feuille excel sans créer de doublons pour éviter d’avoir à revenir sur tout le lettrage au moment de réaliser le bilan à la fin de chaque année.

    L’utilisation du module ASC du logiciel CSE peut toutefois s’avérer intéressant si vous décidez de gérer vos activités sociales et culturelles de manière autonome afin de faire apparaître vos propres offres sur la billetterie du CSE. Il est en de même pour le module subvention qui vous permet de financer des avantages supplémentaires sur des offres populaires auprès de vos salariés, comme des tickets de cinéma, un parc d’attraction ou bien une boutique locale que vous avez fait référencer par nos services partenariats.

    Enregistrement comptable des chèques cadeaux salariés pour les CSE de taille moyenne.

    Pour les CSE de taille moyenne, il y a un peu plus de travail, puisque sans pour autant relever d’une comptabilité d’engagement, il a une comptabilité simplifiée, ou de trésorerie. La comptabilité de trésorerie est une méthode de tenue de la comptabilité qui est basée de manière simple sur les encaissements et les décaissements qui sont payés. Et ce n’est qu’à la clôture de l’exercice que les dettes ainsi que les créances seront constatées.

    Dans le cas des chèques cadeaux offerts aux salariés, cela reste assez simple puisqu’il s’agit d’écrire pour chaque émission de paiement l’opération suivant :

    Opération 602 vers 512 :
    Débit au niveau du compte 602 « Achats stockés – Autres approvisionnements »
    Crédit au niveau du compte 512 « Banque »

    Noter que cette opération doit être enregistré dans votre logiciel de compta CSE à chaque émission de paiement. Cela signifie que si vous offrez des chèques cadeaux à vos salariés, mais que vous réalisez le paiement à la société qui vous vend ces cartes cadeaux en plusieurs, vous devez écrire autant de fois l’opération.

    Les CSE de taille moyenne peuvent faire appel à un expert-comptable pour contrôler les comptes et vérifier les opérations comptables ainsi que le lettrage.

    À ce niveau d’obligation comptable, il est recommandé au CSE d’utiliser un logiciel de comptabilité de trésorerie.

    Enregistrement comptable des chèques cadeaux salariés pour les CSE de grande taille.

    Vous êtes un CSE de grande taille, les obligations comptables qui vous incombent sont celles dites d’engagement, et se rapprochent de la comptabilité de droit commun des entreprises.

    Le principe est différent d’une comptabilité d’encaissement et de décaissement puisque vous devez alors enregistrer la facture puis le règlement. L’enregistrement comptable du chèque cadeau salarié se fait donc en deux temps : au moment de la facture et moment de l’émission du paiement (encore une fois, l’enregistrement doit être répété à chaque paiement).

    L’enregistrement prend alors la forme suivante :

    1 – Opération 602 vers 401 (au moment de la facture)
    Débit au niveau du compte 602 « Achats stockés – Autres approvisionnements »
    Crédit au niveau du compte 401 « Fournisseurs »

    2- Opération 401 vers 512 (au moment de l’émission du paiement)
    Débit au niveau du compte 401 « Fournisseurs »
    Crédit au niveau du compte 512 « Banque »

    À ce niveau d’obligation comptable, le recours à au savoir-faire d’un expert-comptable est obligatoire en plus du respect d’autres normes comptable propres aux grand CSE

    Un logiciel de compta dédié est fortement recommandé pour ces CSE afin de se conformer aux normes comptables. C’est également recommandé pour la raison qu’il est certain qu’un tel enregistrement ne peut être fait à la main sans produire d’erreur, ou sans que cela ne prenne beaucoup trop de temps, quand le trésorier du CSE n’est pas comptable par profession (et même quand par tout hasard il le serait, ce n’est pas son activité principale).

    Faut-il enregistrer les cotisations URSSAF pour les chèques cadeaux offerts aux salariés par le CSE ?

    Les questions à se poser sont donc :
    • Ai-je à payer les cotisations URSSAF quand j’offre un chèque cadeau cadeau ?
    • Les chèques cadeaux sont-il une rémunération soumise aux cotisations à la sécurité sociale ?

    Oui et non, puisque si c’est presque toujours le cas pour les entreprises, qui ne peuvent voir le montant de chèques cadeaux être exonérés des cotisations sociales (sauf exception), les CSE bénéficient de la part d’une tolérance ministérielle qui leur permet, sous condition de ne payer aucune cotisation sociale sur les chèques cadeaux offerts aux salariés.

    • Dans ce cas, le CSE doit-il enregistrer les chèques cadeaux s’il en offre à ses salariés ?

    En réalité, cela dépend…

    Si la réglementation URSSAF des chèques cadeaux a été respectée, il n’y aucune opération comptable et donc aucun enregistrement puisqu’il n’y aucun mouvement financier. Toutefois, il faut bien veiller à conserver tous les justificatifs reçus par les salariés bénéficiaires de la carte cadeau ainsi que les règles des activités sociales et culturelles (anciennement œuvres sociales) contenant votre politique sociale et modulation aux avantages afin de justifier, en cas de contrôle URSSAF, que les cadeaux étaient bien offerts à l’occasion d’un événement URSSAF.

    Cependant, si la dotation faite aux salariés ne respecte pas les règles URSSAF sur les cartes cadeaux et bons d’achat, alors les cotisations sociales sont dues et doivent être payées. Et comme il y a paiement, il y a enregistrement comptable.

    Vous êtes perdus ? c’est normal 🙂, alors n’hésitez pas à consulter notre guide pour tout savoir pour faire des chèques cadeaux à vos salariés, avec en prime, une infographie à télécharger qui résume l’intégralité de la réglementation URSSAF.

    Comme pour les entreprises qui font des chèques cadeaux aux salariés, les CSE qui ne respectent les conditions de la tolérance URSSAF doivent payer les cotisations sociales comme n’importe quel complément de salaire reçu en rémunération d’un travail.

    Voici la forme de cette opération comptable :

    Opération 401 vers 512
    Débit au niveau du compte 401 « Charges de sécurité sociale et de prévoyance »
    Crédit au niveau du compte 512 « Sécurité sociale et autres organismes sociaux adaptées »

    Le paiement des cotisations sociales sera bien sûr financé avec la subvention ASC, donc autant respecter les règles URSSAF la prochaine fois, en plus c’est très facile 😉

    > Infographie chèques cadeaux URSSAF <
    Une infographie explicative pour être conforme et bénéficier de l’exonération.

    Que retenir sur l’enregistrement comptable des chèques cadeaux pour les salariés ?

    Vous êtes arrivé au bout de cet article sur l’enregistrement comptable des chèques cadeaux, bravo !

    Pour aller plus loin vous pouvez consulter notre page dédiée au logiciel de comptabilité pour CSE.

    Le logiciel contient de nombreux modules et outils qui le rend utile pour les CSE de toutes tailles (petits, moyens et grands). Tout est intuitif et fait pour faciliter votre quotidien d’élu de CSE au maximum, car on sait que ce n’est pas de tout repos !