Le rôle du secrétaire du CSE se définit par trois missions principales et deux caractéristiques propres qui sont essentielles au fonctionnement du CSE.
> En savoir plus sur le rôle et les missions du CSE.
Les trois missions du secrétaire d’abord :
- Élaborer avec l’employeur l’ordre du jour des réunions du CSE,
- Rédiger (ou faire rédiger) les procès-verbaux des délibérations du CSE,
- Diffuser les procès-verbaux et gérer la communication.
Les deux caractéristiques que le secrétaire doit garder à l’esprit tout au long de son mandat :
- Un rôle qui évolue au fil des années en raison des nombreuses réformes,
- de nombreux moyens obligatoirement mis à sa disposition pour l’aider à réaliser sa mission.
En effet, de nombreuses réformes ont complété les trois missions initiales du secrétaire du CE (Comité d’Entreprise) en venant préciser le rôle du secrétaire du CSE (Comité Social et Économique).
Fort heureusement, ce membre titulaire du CSE peut compter sur de nombreux moyens obligatoirement mis à sa disposition tels que des locaux aménagés, un budget et un statut particulier, mais ce n’est pas tout.
Je vous propose de découvrir les 5 éléments clés du rôle du secrétaire du CSE dès à présent ☺️.
1. Le secrétaire du CSE doit élaborer avec l’employeur l’ordre du jour des réunions du CSE
Si le nombre annuel de réunions du Comité Social et Économique est fixé par accord d’entreprise, la loi prévoit un minimum de 6 à 12 réunions par an.
Le secrétaire du CSE doit donc préparer ces réunions avec l’employeur, et dans une perspective de représentation des salariés de son entreprise, chose qu’il pourra réaliser en allant récolter, au préalable, les besoins de ses collaborateurs.
Les récents épisodes de confinement ont par ailleurs été l’occasion pour beaucoup de tester la pratique de la réunion du CSE à distance pour laquelle certaines procédures particulières doivent être respectées.
2. Le secrétaire du CSE doit rédiger les PV de réunion.
Les procès-verbaux des délibérations sont en général appelés plus simplement PV de réunion. Le secrétaire du CSE peut les rédiger, mais il n’en est pas obligé. Toutefois, il est responsable de la rédaction des PV de réunion. En effet, ceux-ci ont pour objectif de rendre compte des délibérations qui ont été adoptées.
Si le secrétaire ne rédige pas lui-même le PV de réunion et qu’il fait par exemple appel à un prestataire extérieur, il est néanmoins chargé du contrôle de sa rédaction.
Cela signifie qu’il en a l’entière responsabilité et que l’employeur ne peut en aucun cas demander au secrétaire de modifier le contenu du procès-verbal de réunion avant sa diffusion.
3. Le secrétaire du CSE doit diffuser les PV de réunion et communiquer.
Le délai de diffusion du PV de réunion est décidé par accord d’entreprise conclu entre le CSE et l’employeur.
Si aucun accord n’a été conclu à ce sujet, un délai par défaut s’applique. Ce délai de diffusion est de 15 jours maximal après le jour de la réunion.
Si une autre réunion avait été prévu avant le délai des 15 jours, le PV de réunion doit être diffusé avant le début de cette réunion.
Le délai de 15 jours peut être baissé à 3 jours en cas de consultation sur un projet de restructuration ou un licenciement collectif pour motif économique, et à 1 jour dans le cas où l’entreprise concernée est en situation de liquidation judiciaire ou même de redressement.
Le PV de réunion étant transmis à l’employeur, ce dernier pourra faire part de ses décisions à l’occasion de la réunion suivante.
4. Les évolutions du positionnement du secrétaire du CSE.
Suite à ces réformes et au passage du CE (Comité d’Entreprise) vers le CSE (Comité Social et Économique), le rôle du secrétaire du CSE a beaucoup évolué en ajoutant globalement plus de responsabilité :
- Assurer l’établissement du procès-verbal commun des réunions de l’instance unique (qui est forcément plus riche notamment avec les sujets sur les conditions de travail, l’hygiène et la sécurité).
- Organiser les travaux au sein de l’instance et notamment les commissions du CSE. Un échange étroit et continu avec le « rapporteur » ou le « secrétaire » de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) va être décisif. En effet, la CSSCT n’est pas une commission avec un pouvoir de décision à l’instar du Comité Social Économique.
- Partir à la recherche de volontaires pour vous aider le secrétaire du CSE à suivre certains sujets. Les secrétaires doivent s’entourer de personnes motivés et bénéficier d’une bonne organisation interne afin de pouvoir cumuler les sujets DP et CHSCT.
- Au vu de la diversité des thèmes traités, il sera important de bien préparer les réunions en organisant des préparatoires avec les autres membres titulaires, etc.
Heureusement, le secrétaire du CSE dispose de moyens qui doivent lui être fournis obligatoirement.
5. Les moyens obligatoires mis à disposition du secrétaire du CSE.
Le secrétaire du CSE n’est pas démuni face à toutes ces missions. Voici une liste de moyens obligatoirement mis à sa disposition :
- Un local aménagé respectant le minimum syndical en termes d’utilisation. Il doit ainsi être chauffé, nettoyé et inclure du matériel récent ainsi qu’un moyen de sécuriser des documents, via un coffre ou une armoire qui ferme à clé.
- Panneau d’affichage : le CSE doit pouvoir bénéficier d’un espace pour afficher le règlement intérieur et toutes ses communications. Cet espace doit être situé à côté de celui dédié à la direction afin qu’il soit clairement visible des salariés.
- Droit d’alerte : 5 dispositifs de droit d’alerte :
- dans le cas précis d’une atteinte aux droits des personnes,
- durant une situation de danger grave mais aussi imminent,
- si un risque grave pour la santé publique ou l’environnement est encouru,
- alerte économique,
- alerte sociale.
- Heures de délégation avec possibilité de mutualisation et d’annualisation du crédit d’heures. Certaines heures passées en réunion à l’initiative de l’employeur ne sont pas imputables au crédit des heures de délégation mais rémunérées comme du temps de travail effectif. Ces heures sont utilisées sur un système de mois glissant(il s’agit donc de 12 mois glissants) et si report il y a, il ne peut jamais excéder 1,5 fois le quota mensuel convenu.
- AEP : Attributions économiques et professionnelles : Le CSE a un rôle de consultant des activités économiques et professionnelles. Il doit ainsi être consulté mais pour cette même raison, il doit bénéficier d’un budget de fonctionnement qui lui permet justement de fonctionner et de faire appel à des cabinet d’expertises ou de suivre des formations du CSE.
- Gestion des budgets du CSE : Le CSE a la main sur la gestion des budgets. À la fois sur le budget de fonctionnement, mais aussi sur le budget des activités sociales et culturelles (ASC).
- Liberté de déplacement et d’accès aux salariés : le membre du CSE n’a pas besoin de réaliser une demande au préalable tant que son déplacement n’empêche pas la bonne marche de l’entreprise.
- Statut de salarié protégé : les représentants du personnel (les membres du CSE) sont bien des salariés protégés (qu’ils soient titulaires ou suppléants). La protection n’est pas non plus absolue. Car en cas de licenciement pour cause réelle et sérieuse, l’élu de CSE, et a fortiori le secrétaire pourra être concerné. Mais, il faut noter que la procédure est plus difficile à mettre en place et nécessitera la validation de l’inspection du travail (DREETS), pour être certain que le licenciement n’est pas lié au mandat du CSE. Cette protection assure au secrétaire du CSE une marge de manœuvre pour remplir sa mission et défendre les salariés si nécessaire.
Pour que vous puissiez maitriser les missions du secrétaire du CSE sur le bout des doigts, autant gagner du temps en suivant une formation CSE spécifique qui se finance sur le budget de fonctionnement et qui complètera parfaitement les formations obligatoires du CSE (Santé, Sécurité et Conditions de Travail).
