Top 6 des fonctionnalités d’une plateforme CSE

Un homme et une équipe en arrière plan sourit en utilisant un ordinateur.

Si le gain de temps est une chose essentielle lorsqu’un CSE décide d’opter pour une plateforme tout-en-un, c’est aussi et surtout le bénéfice qu’il en tire pour lui et pour ses salariés ainsi que l’expérience d’utilisation pour les salariés qui sont décisifs.

Aujourd’hui, les plateformes qui proposent des services aux CSE se sont multipliées, mais rares sont celles qui permettent de couvrir tous les besoins des élus dans une seule interface, et quand c’est le cas, le plus souvent ce sont des solutions purement digitales sans accompagnement et sans proposition de formations aux différentes missions du CSE…

D’un autre côté, il y a des plateformes qui promettent le tout-en-un mais sans personnalisation en livrant de manière industrielle les sites à leur client. Ce genre de solution inclut en général une billetterie remisée et une belle interface web pour échanger avec les salariés, mais les modules proposés resteront assez simples et ne permettront pas vraiment d’engager les salariés.

Pourquoi une plateforme pour CSE doit engager les salariés ? Car ce sont les principaux intéressés par les avantages délivrés par les élus. C’est aussi la condition pour que les PV de réunion soient lus et que les communications se répercutent à chaque niveau de l’entreprise.

Voir ce que propose la plateforme pour CSE de Comitéo.

Ou consulter la liste des fonctionnalités intégrées à la plateforme qui pourront aider les CSE tout au long de leur mandat.

1. Un site Internet dédié au CSE

Site internet, appli mobile… est-ce vraiment nécessaire pour les CSE ?

Internet et le télétravail bouscule nos habitudes

Ce qui était un plus avant est devenu la norme avec l’évolution des usages et de la dépendance à internet. Non seulement le site web du CSE est devenu un incontournable, mais en plus, l’usage de plus en plus important du mobile (surtout chez les jeunes salariés) impose aussi d’avoir une application mobile pour être certain de pouvoir communiquer avec les salariés de tout âge.

Cette tendance s’est davantage renforcée avec les périodes de confinement et la mise en place du télétravail de manière pérenne dans de nombreuses entreprises. 

Quid de la communication classique pour les CSE ?

Si les affiches placardées à côté de la machine à café sont toujours efficaces et permettent de créer un « climat » rythmant les saisons (noël, vacances d’été, rentrée scolaire…) le site web et l’application mobile du CSE ont l’avantage de proposer la communication aux moments de disponibilité des salariés. Les salariés ouvriront leur application dans les transports en commun ou bien consulteront le site rapidement pendant leur pause déjeuner.

Par ailleurs, l’ajout de modules communautaires (covoiturage, sondages, petites annonces…) permet aussi de favoriser un esprit d’entraide entre les salariés qui verront leur quotidien simplifié grâce, en autres, à l’application du CSE.

Si la communication classique est loin d’être enterrée et reste même toujours largement nécessaire, la communication digitale apporte beaucoup de simplicité pour de nombreuses personnes.

Avec un site et une appli, les salariés accèdent plus facilement aux PV de réunion et sont mieux informés des actualités du CSE.

L’intégration d’un outil d’emailing permet aux élus de CSE d’envoyer un email aux salariés de l’entreprise en quelques clics. Ces e-mails peuvent contenir un lien vers le site contenant le dernier PV de réunion, accessible en  consultation ou en téléchargement.

Un site web personnalisable

La personnalisation du site n’est pas seulement le changement des couleurs mais aussi l’ajout d’un logo original et la mise en place de campagnes digitales telles que des pop-in, des pop-up, ou des avantages subventionnés et mis en avant sur la boutique en ligne remisée.

Le site CSE se transforme ainsi en une véritable interface de communication proposant à la fois des contenus attractifs et des contenus essentiels pour la mission du CSE.

Il est donc intéressant de se renseigner d’abord sur le niveau de personnalisation possible ainsi que sur la complexité de mise en œuvre. En effet, pourquoi ne pas passer par un WordPress ou un Drupal qui sont des CMS tout à fait accessibles. De plus, la mise en production d’une application mobile est possible, mais on parlera plutôt de web app et ne contiendra pas forcément des modules très poussés.

L’avantage d’un site internet pensé pour les CSE est qu’il prend en compte tous les besoins des élus tout en permettant le déploiement d’une application mobile agréable à utiliser et de nombreux modules communautaires (covoiturage, annonces, sondages…) ainsi qu’une boutique en ligne remisée, un logiciel de gestion et de comptabilité tout en un et un module pour faire des cadeaux.

Découvrir le site dédié au CSE

Application mobile associée

Comme les usages évoluent et que l’utilisation du mobile est de plus en plus fréquente, l’application mobile est devenue, comme les site web, essentielle à avoir.

Si un site web se consulte sur mobile également lorsqu’il est responsive, l’application a une ergonomie web entièrement tournée vers l’utilisation sur smartphone, ce qui améliorera le nombre d’utilisation et donc de visites vers vos communications importantes.

Avec une appli associée au site internet vous restez en contact avec vos salariés et ils peuvent recevoir vos communications quand ils en ont envie. Cela peut être quand ils sont dans les transports en commun, ou à d’autres moment qui nécessitent parfois d’attendre quelques minutes, de quoi lire les communications du CSE et les derniers avantages subventionnés.

En savoir plus sur l’application du CSE

Modules interactifs communautaires

Le site internet du CSE est-il suffisant ?

Malgré la beauté du site et la qualité des contenus qui s’y trouvent, les salariés n’auront pas toujours le réflexe de s’y rendre avec le quotidien du travail et passeront à côté des informations essentielles du Comité Social et Économique.

C’est pourquoi le site web du CSE gagne à avoir quelques fonctionnalités supplémentaires pour attirer les salariés et même améliorer la cohésion des équipes en faisant ainsi d’une pierre deux coups.

Il est ainsi possible d’aller encore plus loin dans l’expérience de vos collaborateurs sur la plateforme en proposant non seulement des avantages et des communications de qualité accessibles à tout moment grâce à l’appli, avec des vrais services communautaires pour aider concrètement vos salariés au quotidien et faciliter votre mission d’élu de CSE

Modules communautaires

  • Sondage
  • Jeux
  • Trombinoscope
  • Agenda
  • Covoiturage
  • Albums
  • Messagerie
  • Petites Annonces

Facilement accessible depuis l’application et le site web, il suffit d’envoyer des emails et de notifier vos salariés via l’application mobile qui pourront consulter le jeu mis en place ou la dernière communication dès qu’ils ont du temps.

2. Boutique en ligne remisée pour CSE

Billetterie, boutique, bons plans…

On parle souvent de billetterie remisée ou de boutique en ligne à tarifs préférentiels, ou de boutique en ligne proposant des bons plans pour les salariés d’une entreprise.

Cette boutique CSE propose historiquement des tickets de cinéma à prix réduit. Le CSE pouvant subventionner tout ou partie de ces tickets en profitant du fait qu’il s’agit d’un bien de nature culturelle (ce genre de bien ou service étant complètement déplafonné).

Rapidement, les billetteries se sont élargies à une large gamme de produits et services culturels pour inclure le théâtre, les concerts, les musées, et les parcs d’attraction mais aussi les produits et services de nombreux autres domaines comme le voyage, le shopping ou même les achats du quotidien.

Avec ce large choix, on parle plus communément de boutique en ligne que de billetterie, voire de marketplace avec les systèmes communautaires d’annonce parfois associés.

En effet, certains événements URSSAF permettent aux salariés d’utiliser leur carte cadeau sur de nombreuses offres d’univers bien différents. Leur proposer une billetterie ou boutique en ligne remisée est une manière concrète d’augmenter leur pouvoir d’achat en leur proposant des milliers de bons plans au quotidien tout en leur facilitant l’utilisation de leurs subventions.

Découvrir la Billetterie pour CSE de Comitéo

Service de partenariat

Les billetteries qui ont le plus large réseau de partenaire et d’utilisateurs sont ceux qui peuvent proposer les meilleures réductions en réalisant des achats groupés.

En effet, plus il y a d’utilisateurs sur la plateforme, plus les commerçants auront intérêt d’y proposer une réduction pour augmenter leur chiffre d’affaires. La billetterie du CSE est également une centrale d’achat qui fonctionne sur le mode d’un cercle vertueux profitant à la fois aux commerçants et aux salariés.

Sans un tel service de partenariat, la billetterie proposée sur la plateforme pour vos salariés donnera accès à des réductions standards qui sont souvent celles proposées nativement par les partenaires eux-mêmes, avant toute négociation.

Négociation de nouvelles offres dans toute la France

Une boutique CSE peut vous proposer une large gamme de produits et services provenant d’enseignes nationales comme la Fnac, Amazon ou Auchan, mais aussi des offres locales. 

Vos salariés bénéficient ainsi d’offres négociées dans leur région ou dans leur ville.

De plus, une billetterie avec une équipe de partenariat est préférable puisqu’elle vous permettra de négocier sur demande des nouvelles offres chez les commerçants préférés de vos salariés.

Négociation de nouveaux partenaires sur demande

Le service de partenariat pourra tout aussi bien se mettre en relation avec des petits commerces dans une ville spécifique et sur simple demande du CSE qu’avec des acteurs importants de la grande distribution. Cela permettra de négocier des offres groupées, et donc des remises, chez les commerçants préférés des salariés. De leur côté, les partenaires sont intéressés par cette démarche qui leur permet d’attirer de nombreux clients sans payer le prix de la publicité (ou alors en considérant que le prix négocié est une forme de publicité bon marché pour le bonheur des utilisateurs de la plateforme).

Comment choisir la meilleure plateforme pour votre CSE ? Quelques questions à poser avant de faire un choix : un blog sur le choix du logiciel de gestion et de comptabilité le plus approprié pour votre entreprise. Il fournit des informations sur la manière de choisir la meilleure plateforme de prestation de services du point de vue d’un comptable.

En savoir plus sur les avantages d’une billetterie en ligne pour CSE.

3. Outil de gestion ASC intégré à la boutique

Un logiciel ASC pour gérer la boutique du CSE

Ce qui fera la différence entre deux solutions pour CSE qui proposent une plateforme bons plans c’est le fait d’avoir, en plus de la boutique en ligne remisée, un module permettant aux élus du CSE de gérer eux-mêmes les activités sociales et culturelles (ASC).

Cette gestion des ASC va du subventionnement à certaines offres (cinéma, Disney, Parc Astérix, musée…) à la gestion des ouvrants droit, c’est-à-dire ceux qui bénéficient des avantages de la billetterie et des subventions.

Le logiciel des ASC est donc au cœur de la plateforme du CSE puisqu’il permet de contrôler simplement et efficacement toutes les activités de vos salariés. Vous obtenez même des rapports graphiques personnalisés sur certaines solutions avancées. Ces rapports graphiques vous permettent, par exemple, de consulter en direct la consommation des salariés ou de suivre vos comptes.

Automatisation du lettrage comptable des opérations ASC.

Si l’outil de gestion des ASC doit être intégré directement à la boutique, il gagne aussi à être intégré directement à un logiciel de comptabilité.

L’utilisation d’un outil pour les ASC permet de créer un produit dans le logiciel qui met en relation le CSE avec un fournisseur (un cinéma par exemple). L’outil génère alors une facture, réapprovisionne le stock et met à jour l’état comptable.

La plateforme du CSE doit ainsi permettre un lettrage automatique des opérations de l’outil des ASC. Aussi, lorsqu’une activité socio-culturelle est subventionnée, votre outil de compta est directement mis à jour avec la dépense et la ressource associée.

En somme, avec un tel logiciel, plus besoin de réaliser de lettrage manuel tout se fait plus facilement grâce aux notifications immédiates qui permettent de gérer plus facilement les comptes et notamment la trésorerie.

Le module ASC facilite la compta ainsi que la gestion de la boutique en ligne.

Un bon module de gestion ASC doit tout autant être intégré à la billetterie du CSE qu’au logiciel de comptabilité. Ce logiciel de comptabilité ira plus loin que l’outil des ASC, mais le fait d’avoir tous les modules au sein du même logiciel CSE est un réel gain de temps, mais aussi un plus pour assurer la conformité de toutes vos opérations comptables.

L’aspect tout-en-un de la plateforme permet aux élus de gagner du temps, de l’argent et ainsi de se concentrer sur les missions sociales du CSE.

Note : Cette subvention finançant certains ASC profitent de l’exonération si le bien offert est de nature culturelle ou s’il rentre dans le cadre d’un évènement URSSAF et que c’est un bénéfice qui s’ajoute à la réduction obtenue grâce au service de partenariat qui négocie directement avec le partenaire.

En savoir plus sur comment gérer le budget ASC et offrir des avantages aux salariés en toute conformité.

4. Logiciel de Comptabilité et de Gestion

Le trésorier du CSE est rarement comptable de formation, et pourtant la comptabilité d’un CSE peut s’avérer complexe surtout avec les nombreuses réglementations en vigueur.

Aussi, pour rester conforme et ne pas y passer trop de temps, un logiciel à la fois professionnel et simple d’utilisation est une solution à envisager pour les trésoriers qui seront responsables du lettrage des subventions pour les activités sociales et culturelle, de la trésorerie et de la séparation du budget de fonctionnement (AEP) et des activités socio-culturelles (ASC)…

Un logiciel de compta pour CSE doit présenter trois qualités pour servir les CSE efficacement :

1 -Le logiciel de compta du CSE doit être complet

En effet, le logiciel doit être complet, c’est-à-dire qu’il doit permettre à partir de sa seule interface de gérer tous les aspects de la comptabilité du CSE.

Exemples d’outils de comptabilité

  • Gestion ASC
  • Séparation AEP/ASC
  • Rapprochement bancaire
  • Compte de résultat
  • Gestion des écritures en saisie (brouillard) et validation
  • Dashboard de suivi synthétique
  • etc.

Il est recommandé de se rapprocher de solutions spécialistes du CSE avec un logiciel éprouvé construit en partenariat avec des experts-comptables.

2 – Logiciel de comptabilité pour CSE conforme

Le logiciel doit être conforme aux différentes normes et réglementations.
Conforme aux normes afin de pouvoir communiquer avec un expert-comptable qui serait recruté via les ressources du budget de fonctionnement, par exemple, et conforme aux réglementations afin de rester dans le cadre juridique, tout simplement.

3 – Logiciel de compta CSE facile d’utilisation.

Le Logiciel doit être facile d’utilisation et être adapté à des novices de la compta afin qu’ils puissent se l’approprier en toute simplicité.

Le logiciel de comptabilité du CSE doit ainsi permettre aux élus de devenir autonomes.

Noter cependant qu’un tel outil de compta ne remplace jamais l’intervention d’un expert-comptable qui pourra être consulté sur les orientations stratégiques de l’entreprise, pour étudier la situation économique et financière de l’entreprise ou dans le cadre de la consultation au sujet de la politique sociale de l’entreprise.

Le logiciel de compta doit ainsi permettre une grande simplicité d’utilisation et une grande rigueur pour se conformer à la loi sur la transparence financière des CSE du 1er janvier 2015.

5. Une solution Cadeau pour CSE conforme au règlement URSSAF

Une bonne plateforme doit non seulement proposer un module de cadeau pour CSE mais aussi une interface claire permettant d’offrir des chèques cadeaux conformes au bon plafond et ce en quelques clics.

Réglementation URSSAF et plafond du chèque cadeau CSE

Les salariés accueillent toujours avec enthousiasme les chèques cadeaux du CSE, que ce dernier peut offrir sans payer de cotisation, soit juste le montant du bon d’achat offert. Mais la possibilité de récupérer la cotisation n’est pas sans règle. Il faut en effet respecter la réglementation URSSAF et réaliser des bons d’achat en dessous des 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale.

Si la réglementation n’est pas difficile à appliquer, surtout avec notre infographie explicative à télécharger gratuitement, c’est au niveau de la tenue des comptes et du budget pour chaque bénéficiaire ayant droit qui peut s’avérer piégeant.

La situation sociale et juridique des salariés évolue constamment et peuvent devenir bénéficiaire d’une année sur l’autre ou ne plus l’être l’année d’après pour certains évènements.

De même, il est parfois possible d’offrir des chèques cadeaux en dehors de tout événement et se retrouver bloqué pour en offrir au moment du noël des salariés, par exemple.

Chèque cadeau CSE facile à utiliser

Un chèque cadeau qui est valide que dans très peu de points de vente ou qui ne s’utilise que de manière complexe en rentrant un code à valider ici ou là pour enfin se rendre compte qu’il n’est pas valable dans tel magasin… ce n’est pas la notion de cadeau si la facilité d’utilisation n’est pas de mise.

Cette simplicité d’utilisation doit aussi être le cas pour les élus de CSE qui décident d’offrir des chèques cadeaux à leurs salariés. Le module de chèque cadeau doit être simple, épuré et ne laisser aucun doute sur la nature des avantages offerts aux salariés pour ne jamais sortir de la conformité URSSAF.

Chèque cadeaux utilisable librement

Non seulement la solution pour CSE retenue doit avoir un réseau de partenaire élargi afin que la carte cadeau qui est générée sur leur plateforme soit valable dans de nombreux points de vente, afin que les salariés ne sentent pas frustrés pendant leur achat, mais surtout cette solution doit pouvoir vous proposer un chèque cadeau à la fois dématérialisé et physique.
En effet, de nombreuses personnes n’utilisent que du chèque cadeau papier en coupons et ne souhaite pas passer à une carte cadeau dématérialisée.

D’un autre côté, de nombreuses personnes, en particulier les plus jeunes, ne préfèrent pas recevoir de chèque cadeaux papier mais bien plutôt un solde à dépenser directement soit sur une boutique en ligne remisée de CSE soit dans une enseigne partenaire.

Le paiement par mobile rend encore plus facile l’utilisation de ces e-chèques cadeaux.

Pour ne fâcher personne et contenter tout le monde, la solution est encore de proposer les deux. Mais pas en allant demander à chacun ses préférences, cela prendrait bien trop de temps, mais plutôt en laissant le choix aux salariés du format de leur cadeau.

Vous offrez un cadeau sur leur compte CSE accessible depuis le site ou l’application qu’ils peuvent utiliser soit directement sur la billetterie remisée soit au sein d’une enseigne partenaire, sur internet ou en boutique, soit en se faisant livrer des chèques au format papier ou carte pour contenter ceux qui le préfèrent.

En quelques clics, vous programmer des campagnes cadeaux conforme avec le bon plafond pour tous vos salariés, le budget est enregistré comme écriture comptable, et de leur côté, les salariés utilisent en deux trois clics leur cadeau au format qu’ils préfèrent.

Guide pour faire des cadeaux CSE en tout simplicité

6. Un accompagnement personnalisé

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…Vous avez normalement tous les outils dans une seule plateforme pour gérer votre CSE et réussir votre mandat en toute simplicité, mais aurez aussi besoin de vous former, car c’est une obligation mais aussi car cela vous permet d’agir plus efficacement pour résoudre certaines problématiques (harcèlement, risques professionnels, situation économiques de l’entreprise…) et améliorer le bien-être les conditions de travail de vos salariés.

Une solution CSE vraiment complète saura aussi vous recommander des professionnels experts sur la base du budget de fonctionnement pour consulter les comptes de l’entreprise ou la situation politique et sociale de l’entreprise, par exemple.

Le service d’accompagnement saura aussi être là pour vous aider à utiliser la plateforme et répondre à tous vos questionnements.

Voir les offres de formations du CSE.

L’essentiel d’une plateforme CSE tout en un

Une plateforme pour CSE est donc intéressante puisqu’elle permet de réunir tout ce qu’un CSE a besoin pour communiquer toute l’année de manière ludique tout en aidant concrètement les salariés grâce aux différents modules mais aussi avec la billetterie du CSE remisée qui permet, avec les chèques cadeaux, d’augmenter leur pouvoir d’achat.

Avec une plateforme clé-en-main pour toutes vos missions d’élu de CSE et un accompagnement au top, vous serez prêt pour votre mandat, en toute simplicité !

Découvrez la solution pour CSE de Comitéo