Le vote électronique aux élections du CSE

Le vote électronique est une solution qui séduit de plus en plus les entreprises. Et c’est logique car le contexte actuel est favorable : développement du télétravail, multiplication des outils digitaux, etc. Alors, comment mettre en place le vote électronique aux élections du comité social et économique (CSE) ? Que vérifier avant de vous lancer dans l’aventure ? Nous vous expliquons tout sur la question.

Le vote électronique au CSE : une possibilité aux nombreux avantages

Depuis les ordonnances Macron de 2017, l’instauration du CSE (comité social et économique) est obligatoire dans les entreprises comportant plus de 11 salariés. Cette instance représentative du personnel rassemble la délégation du personnel (DP), le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) et le comité d’entreprise (CE).

Pour élire les délégués du personnel au CSE, les salariés doivent donc voter. Le vote peut être un vote papier à l’urne, un vote par correspondance ou encore un vote électronique. La loi autorise l’utilisation du vote électronique aux élections professionnelles (articles L2314-26 et R2314-5 du Code du travail et suivants).

Cette possibilité renferme de nombreux avantages pour l’entreprise :

• ✅ Le vote électronique permet de limiter les risques d’erreurs et de réclamations car tout est automatisé.
• ✅ Il encourage l’engagement des salariés en leur permettant de voter plus facilement et favorise le dialogue social.
• ✅ L’automatisation et la dématérialisation du système permettent à l’entreprise de gagner du temps et de l’argent (on évite l’édition et l’envoi des bulletins, la recherche de locaux…).

La mise en place du vote électronique aux élections CSE

L’organisation des élections professionnelles par vote électronique

Un accord collectif (accord d’entreprise ou accord de groupe) doit autoriser le recours au vote électronique. À défaut, une décision unilatérale de l’employeur peut le prévoir.

L’entreprise doit ensuite conclure un protocole d’accord pré-électoral (PAP). Il s’agit d’un accord négocié entre l’employeur et les instances syndicales permettant de préparer le vote.

Il doit mentionner :

• Le recours au vote électronique ;
• La description du fonctionnement du système retenu ;
• Le déroulé des opérations électorales ;
• Le nom du prestataire éventuel s’il est déjà choisi.

🗳 À savoir : dans la plupart des cas, le vote électronique est confié à un prestataire spécialisé en raison de sa complexité.

L’entreprise doit ensuite arrêter un rétro-planning pour organiser les élections du CSE en prenant en compte l’expiration des mandats des élus actuels. L’employeur établit les listes électorales (listes de candidats titulaires et suppléants en fonction des effectifs de l’entreprise, répartition des salariés en collèges électoraux).

Un cahier des charges est établi dans le cadre de l’accord (à défaut, c’est l’employeur qui le rédige). Il récapitule les données techniques et les attentes de l’entreprise vis-à-vis du recours au vote électronique (notamment, en matière de confidentialité et de sécurité du vote). Il doit être tenu à la disposition des salariés.

Les obligations de l’employeur en matière de vote électronique

👉 L’employeur doit remplir diverses obligations en amont de l’élection :

• Informer les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise de la réalisation des formalités déclaratives obligatoires à la CNIL.
• Proposer une formation au système de vote aux membres de la délégation du personnel et aux membres du bureau de vote.
• Mettre en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement du système.

Le déroulement du vote électronique aux élections CSE

Le contrôle de la conformité du système de vote

L’employeur doit procéder à des vérifications du système avant le déroulement des élections CSE. Il doit tester le système de vote électronique et le système de dépouillement. Il faut aussi vérifier que l’urne soit bien scellée avant le début des opérations.

Avant la première mise en place du suffrage électronique, une expertise indépendante est nécessaire pour vérifier le respect des préconisations légales. Cette expertise indépendante est a priori financée par l’entreprise.

Le scrutin en lui-même

Les salariés reçoivent un mot de passe pour voter sur la plateforme de vote électronique pour le premier tour et le deuxième tour du scrutin.

Ils reçoivent également une notice d’utilisation leur permettant de prendre en main facilement l’outil.

Ils peuvent voter depuis n’importe quel support (tablette, ordinateur, smartphone…) et à n’importe quelle heure.

Élections CSE & vote électronique : la clôture du scrutin

Le dépouillement des bulletins

Dès la fin du vote, le contenu de l’urne électronique et les listes d’émargement sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Après le vote, la cellule d’assistance contrôle le scellement du système.

Le dépouillement est permis par l’activation d’au moins 2 clés de chiffrement différentes et automatisé. Dès que le dépouillement des voix est terminé, le système est de nouveau scellé.

De cette manière, le risque d’erreurs et de contestations individuelles est limité au maximum.

L’annonce des résultats du vote

Le président du bureau de vote proclame les résultats du vote des élections CSE et annonce la désignation des nouveaux membres élus.

L’employeur doit transmettre le procès-verbal des élections dans un délai de 15 jours après la tenue des élections aux organisations syndicales. La transmission à l’inspection du travail n’est plus nécessaire depuis 2019 mais il faut transmettre le procès-verbal au CTEP (centre de traitement des élections professionnelles).

Les règles de sécurité du vote électronique aux élections CSE

Pour que le vote électronique soit une réussite, il faut s’assurer d’opter pour une solution qui offre certaines garanties :

• La sécurité du vote électronique ;
• L’accessibilité de la plateforme de vote ;
• La traçabilité du vote électronique ;
• La conformité du système permettant de garantir la sincérité des opérations électorales et l’intégrité des suffrages.

Ainsi, il ne doit pas pouvoir être fait de lien avec le vote CSE exprimé et l’identité de l’électeur. Le vote doit être anonyme, confidentiel, libre et strictement personnel. Il n’est pas possible de donner une procuration à quelqu’un.

💡 À noter : le recours à un prestataire externe ne décharge pas l’entreprise de son obligation de traitement des données personnelles des usagers. L’entreprise doit également s’assurer que le prestataire choisi respecte les règles du RGPD (règlement général sur la protection des données).

⚠️ Attention : en cas de problème d’ordre technique durant le vote, les élections peuvent être annulées si la sincérité et la confidentialité du vote ont été entachées. Les juridictions s’avèrent très vigilantes sur ces points. En cas de bug, il faudra se tenir prêt à annuler et recommencer l’élection professionnelle du CSE.

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Sécurisé et accessible, le vote électronique apporte ses nombreux avantages à l’organisation des élections du CSE. Il serait dommage de vous en priver pour vos prochaines élections !

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